Vacature Secretaris

Onbetaalde functie
8-16 uur per week (in overleg)
Aanvang: per direct

Wilt u uw organisatietalent , kennis en ervaring inzetten voor een organisatie die zelfredzaamheid van de Haïtiaanse bevolking stimuleert? Stichting HaïtiContact zoekt een gedreven secretaris.

Doel van de functie
De secretaris maakt deel uit van het dagelijks bestuur van de stichting en ondersteunt met name de voorzitter. Dit door bijvoorbeeld bestuursvergaderingen voor te bereiden en de voorzitter van benodigde informatie te voorzien. De secretaris bewaakt de informatiestroom binnen de stichting. De secretaris is degene die ervoor zorgt dat alle informatie steeds op de goede plaats terecht komt.

De secretaris neemt deel aan het opstellen van de (meerjaren) werkplanning door een actielijst bij te houden van de bestuursactiviteiten- en taken. Hij/zij ziet er tevens op toe dat deze actiepunten binnen de daarvoor gestelde termijn worden uitgevoerd. De secretaris functioneert als klankbord en is behulpzaam in het zoeken naar oplossingen. Daarnaast stelt de secretaris de bestuursleden op de hoogte van zaken die voor hen relevant zijn.

Verantwoordelijkheden / bevoegdheden
De secretaris is verantwoordelijk voor het notuleren van bestuursvergaderingen. Tevens draagt hij/zij de verantwoordelijkheid voor de communicatie op bestuurlijk niveau en zorgt ervoor dat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt. Daarnaast moet de secretaris het archief van de stichting bijhouden en uitnodigingen verzenden voor bijeenkomsten. Secretaris en voorzitter bewaken de termijnen in bepaalde trajecten en procedures, die moeten worden aangehouden. De secretaris treedt op als tekenbevoegde naast de voorzitter.

Taakomschrijving
- verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie
- beheren van adressenbestand (o.a. donateursgegevens)
- archiveren
- organiseren van vergaderingen
- voorbereiden van agenda van bestuursvergadering, samen met voorzitter
- notuleren van vergaderingen
- bijhouden van projectlijst
- content beheer haïticontact.nl

De secretaris behandelt alle gegevens en informatie binnen de stichting met gepaste aandacht voor de privacy.

Functieprofiel

- heeft aantoonbare bestuurs- en / of secretariële ervaring
- heeft aantoonbare ervaring in en redactievoering
- werkt nauwkeurig
- werkt zelfstandig
- is proactief
- kan goed plannen en organiseren
- beschikt over goede contactuele vaardigheden
- heeft een doortastende, samenwerkingsgerichte persoonlijkheid
- kan besluitvormingsprocessen hanteren
- kan notuleren en teksten redigeren
- kan omgaan met Microsoft Office en Outlook

Wat maakt het werk de moeite waard
Wij bieden ruimte voor eigen initiatief binnen een jonge en ambitieuze stichting. Naast de standaard staken is er ruimte om inhoudelijke taken op te pakken. Reiskosten worden vergoed.

Achtergrond Stichting HaïtiContact
Stichting HaïtiContact is sinds de aardbeving in januari 2010 het “gezicht” van de Haïtianen in Nederland en onderhoudt via deze mensen een levendige band met Haïti. De stichting is voortgekomen uit een particulier initiatief. Judy Bralds, geboren in Haïti, organiseerde in 2004 een bijeenkomst om Haïtianen in Nederland en België met elkaar in contact te brengen. In 2007 is officieel de Stichting HaïtiContact opgericht en houdt zich naast het organiseren van bijeenkomsten voor en door de achterban ook bezig met projecthulp aan Haïti. De stichting stelt zich ten doel het welzijn van kinderen te verbeteren door middel van onderwijs, sport en voeding. Daarnaast beoogt de stichting de inkomens van de families van deze kinderen te verbeteren, door economische bedrijvigheid onder de moeders te stimuleren.

Stichting HaïtiContact is niet actief vanuit een politiek of religieus standpunt, maar vanuit humanitaire beweegredenen.

Meer informatie
Contactpersoon Judy Bralds / voorzitter
070-3066241 / 06 13900538
judy@haiticontact.nl

Reageren
Stuur zo spoedig mogelijk per e-mail een korte motivatie plus cv naar Judy Bralds; judy@haiticontact.nl